1.- Definición. Objetivo. Utilidad
2.- Tipos de Organigramas.
3.- Símbolos y Referencias convencionales de mayor uso en un Organigrama.
4.- Criterios para la elaboración de Organigramas.
¿QUÉ ES LA ORGANIMETRÍA?
Es la “mediciónde o de los sistemas”. Pero está medición esta basada en la dimensión de la organización, y el grado de complejidad de ésta. La Organimetría es el conjunto de técnicas para representarlas organizaciones y sus relaciones formales.
Ejemplo:
Ejemplo:
TIENE COMO OBJETIVO:
a) Facilita el conocimiento de las áreas
y canales donde se desarrollan relaciones con las otras unidades que integra la
organización.
b) Permite a los trabajadores en general,
conocer la ubicación o puesto de función dentro de la organización según su
jerarquía.
c) Para el Público: tener una visión global de la
estructura y posible funcionamiento de la organización.
SU UTILIDAD:
- Brindan una imagen formal de la organización.
- Son una fuente de consulta oficial.
- Facilitan el conocimiento de una empresa, así como de sus relaciones de jerarquía.
- Constituyen un elemento técnico valioso para hacer análisis organizacional.
- Los organigramas son útiles instrumentos de organización, puesto que nos proporcionan una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial; algunas de las principales razones por las que los organigramas se consideran de gran utilidad, son:
- Representan un elemento técnico valiosos para el análisis organizacional.
- La división de funciones.
- Los niveles jerárquicos.
- Las líneas de autoridad y responsabilidad.
- Los canales formales de la comunicación.
- La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.
- Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
- Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma.
1. POR SU NATURALEZA: este grupo se
divide en tres tipos de organigramas:
o Microadministrativos: corresponden a
una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar
alguna de las áreas que la conforman.
o Macroadministrativos: involucran a
más de una organización.
o Mesoadministrativos: consideran una
o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe
señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención
utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en
el sector privado.
2. POR SU FINALIDAD: este grupo se divide en cuatro tipos
de organigramas:
o Informativo: se denominan de este modo a los
organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de
todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas.Por
ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de
líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de
organizaciones de ciertas dimensiones.
o Analítico: este tipo de organigrama tiene
por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento
organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un
organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales
son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de
personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones
informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el
conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.
o Formal: se define como tal cuando
representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una
organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por
ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el
mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.
o Informal: se considera como tal, cuando
representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento
escrito de su aprobación.
3. POR SU ÁMBITO: este grupo se divide en dos tipos
de organigramas:
o Generales: contienen información
representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su
magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel
de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen
hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.
o Específicos: muestran en forma particular la
estructura de un área de la organización.
4. POR SU CONTENIDO: este grupo se divide en tres tipos
de organigramas:
o Integrales: son representaciones gráficas de
todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de
jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e
integrales son equivalentes.
o Funcionales: incluyen las principales
funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones.
Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y
presentar a la organización en forma general.
o De puestos, plazas y unidades: indican las
necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias
para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas
que ocupan las plazas.
5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: este grupo se
divide en cuatro tipos de organigramas:
o Verticales: presentan las unidades
ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y
desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de
uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización
recomiendan su empleo.
o Horizontales: despliegan las unidades de
izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles
jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre
las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.
o Mixtos: este tipo de organigrama utiliza
combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de
graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran
número de unidades en la base.
o De Bloque: son una variante de los
verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades
en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades
ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.
o Circulares: en este tipo de diseño gráfico, la
unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de
círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de
autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo,
osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad.
1. Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación
de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica
- Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación.
- De línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.
- Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan.
- Especialización y correlación.
- Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.
- Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales.
- Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.
- Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.
- Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura.
- Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número.
-.Autorización y apoyo de los
niveles superiores.
-.Acopio de la información.
-.Clasificación y registro de la
información.
-.Análisis de la información.
-.Diseño del organigrama.
La unidad encargada de elaborar
los organigramas, podrá intervenir por propia iniciativa, a petición de parte o
por órdenes superiores; sin embargo, la autorización que debe obtenerse de los
niveles superiores representa el punto de partida de este procedimiento.
-Recopilación de la
Información:
Información Básica: determinando lo anterior, se
realizará el acopio de la información correspondiente a:
Los datos que se han de reunir
están en función directa de las áreas que se desea representar, así como del
contenido específico del organigrama.
-.Los órganos que integran dicha
(s) área (s).
-.El nivel jerárquico que ocupan
en la estructura orgánica.
-.Las relaciones que guardan
entre ellos.
-.La naturaleza de estas
relaciones.
-.Las funciones que realizan y,
en su caso,
-.Los puestos y el número de
plazas que los integran.
Para elaborar el organigrama de
una dependencia o entidad, se tendrán como principales fuentes:
Los archivos y centros de
documentación, que concentren la información requerida (reglamentos, manuales
administrativos, etc).
Los funcionarios y empleados
responsables de la instancia de estudio.
-Fuentes de Información: a continuación se señalan los
principales métodos para reunir la información básica ya descrita:
-Métodos de Recolección: la investigación proveniente de
este método, es producto de la consulta bibliográfica y las principales fuentes
de consulta pueden ser las leyes y reglamentos que citan las atribuciones y
obligaciones de la Dependencia o Entidad.
-Investigación Documental: se lleva a cabo mediante la
entrevista con funcionarios de los distintos niveles de la unidad sujeta a
investigación, aplicando cuestionarios, para así obtener la información
requerida.
-Investigación de Campo: permite también verificar la
información documental o complementaria con datos proporcionados por los
titulares de las diversas unidades.
-Clasificación y Registro de
la Información: este paso es de vital importancia
ya que es la instancia en la que organiza, clasifica y selecciona la
información recopilada, de forma tal que los posteriores pasos encuentren dicha
observación adecuadamente presentada y concentrada.
-Análisis de la Información: la información que ha sido
recopilada, clasificada y registrada, deberá someterse a un análisis para detectar,
entre otros aspectos, posibles lagunas y contradicciones en la misma.
Antes de dar una interpretación
personal aclaratoria, deberá buscarse la confirmación de los datos que así lo
requieran, por parte de los responsables de las áreas sometidas a estudio.
Una vez que la información haya
sido analizada, interpretada y confirmada, se procederá al diseño del organigrama.
-Diseño del Organigrama:
Los elementos gráficos que se utilizan para representar a las unidades
que componen la estructura orgánica, así como las relaciones existentes entre
ellos, son:
- -Figuras para representar los órganos.
- -Líneas de conexión para indicar las relaciones existentes entre ellos.
- -El elemento gráfico esencial en el diseño del organigrama son las líneas de conexión, ya que representan las relaciones entre los órganos y la naturaleza de éstas.
En el siguiente apartado, se señalan algunas de las principales reglas
para el diseño de los organigramas, debiéndose tener siempre encuentra que no
existen normas rígidas, puesto
que el propósito, el contenido y el ámbito de cada organigrama, influyen
de manera significativa en la representación gráfica.
Ejemplos de organigramas:
