ACTIVIDAD N° 6. DIAGRAMACIÓN.

Propósito: Conocer los diferentes tipos de Flujogramas.  Diseñar diagramas de flujos de procesos.

1.- Definición y objetivos de Diagrama de flujo

2.- Tipos y Características de Diagramas de flujo

3.- Técnicas para formular Diagramas.

4.- Modelajes de procesos actuales.

DIAGRAMA DE FLUJO

Se conoce como diagramas de flujo a aquellos gráficos representativos que se utilizan para esquematizar conceptos vinculados a la programación, la economía, los procesos técnicos y/o tecnológicos, la psicología, la educación y casi cualquier temática de análisis. Ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales.

Tiene como objetivo representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones, para facilitar la comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase,representar los controles, etc.

                                                   

            

TIPOS DE DIAGRAMA

Diagrama de documento:los diagramas de flujo de documentos muestran el flujo de documentos a través de una compañía u organización y entre departamentos internos. Ilustra cómo el documento debería moverse de un departamento a otro por el símbolo del documento que se conecta a cada departamento.

Diagrama detallado:suministra una imagen muy comprensiva del proceso desde principio a fin al ilustrar cada paso y las actividades adicionales que ocurren a lo largo del camino a través del proceso.

Diagrama de información: muestran cómo el flujo de información es controlado a través de un sistema o compañía. Estos diagramas son creados en órdenes lógicos con gráficos o imágenes.

Diagrama de alto nivel: también referido como diagrama de primer nivel o de arriba hacia abajo, muestra los pasos mayores que ocurren en un proceso. El diagrama muestra cada paso y el resultado del mismo, y el producto o servicio que sale de realizar el paso particular en el proceso, como también los pasos adicionales que necesitan ser llevados a cabo por cada proceso realizado.

CARACTERÍSTICAS DEL DIAGRAMA

1. Muestran que debe hacer el sistema sin referencias.
2. Son muy explícitos y comprensibles.
3. Dan la posibilidad de que representan el sistema en diferentes niveles de complejidad, desde lo mas global a lo más detallado solo requieren de 4 símbolos.

TÉCNICAS PARA FORMULAR LOS DIAGRAMAS

* Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama.

* Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.

* Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.

* Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido.

MODELAJES DE PROCESOS ACTUALES

Tradicionalmente el modelado de procesos ha estado enfocado en el análisis del flujo y transformación de datos. La utilización de las computadoras en tecnología de información no había sido usada más allá del procesamiento de transacciones, como en la comunicación y control. Para hacer una integración satisfactoria de estos sistemas dentro de la empresa, se requiere de modelar desde los procesos organizacionales manuales en los que intervienen estos sistemas.

Algunos ejemplos de esto, son:

* La reingeniería de procesos de negocios, la cual se encarga del rediseño de los procesos de negocios de las organizaciones con el fin de hacerlos más eficientes.

* Tecnología de coordinación, que ayuda en el manejo de las dependencias entre los agentes de un proceso de negocios, y provee soporte automatizado para los componentes más rutinarios del proceso. 

* Ambientes de desarrollo de software dirigidos por el proceso, que es un sistema automatizado que integra el trabajo de toda la administración y personal relacionado con el software. 

ACTIVIDAD N° 5. SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO.

Propósito: conocer las técnicas para la simplificación del trabajo aplicando Diagramas de Procesos.

1.- Limites en el Proceso de Trabajo.2.- El crecimiento y el control del proceso.3.- El proceso: objetivos para mejorar.4.- Análisis de procesos, cambios de paradigma.5.- Técnicas para simplificar el trabajo.


LÍMITES EN EL PROCESO DE TRABAJO

El proceso de Trabajo es un Elemento básico, debe ser evaluado en cualquier sistema productivo, sobre todo en pequeñas empresas productoras de bienes, en las cuales no se otorga la importancia necesaria a este elemento. Definimos el proceso del Trabajo, como una actividad racional de intercambio de materias entre la naturaleza y el hombre mediante el cual se apropia de los elementos que aquélla le ofrece transformándolos para obtener los medios necesarios de su existencia. 

Los esfuerzos de mejora de procesos deben concentrarse en lo que resulta importante para el cliente, no importa que el cliente sea la siguiente estación de trabajo o el usuario final de producto o servicio. Sin este enfoque, una organización podría iniciar la mejora de procesos sin seleccionar los procesos adecuados, aquellos que requiera el cliente; todo proceso debe estudiarse desde el punto de vista del cliente. La verdadera mejora del proceso se deriva del conocimiento de lo que agrega valor o significado para el cliente. Al analizar el proceso desde el punto de vista distinto al del cliente con frecuencia da como resultado una definición estrecha del proceso. Esta definición limita el esfuerzo de mejorar porque falla el estudio de la experiencia del cliente.

EL CRECIMIENTO Y EL CONTROL DEL PROCESO

La administración como actividad práctica existió desde que dos o más personas unieron sus fuerzas para el logro de sus objetivos comunes. Así surgieron las organizaciones. El estudio de la administración surge como movimiento denominado Comercialismo y continua con el derecho administrativo a partir de la Revolución Francesa, para luego constituir un campo de de atención política y administración pública. Luego surgen los movimientos denominados la Administración Científica, General e Industrial propugnados por Taylor y Fayol. Estos dieron énfasis a factores vinculados al concepto de productividad, descuidando un tanto el carácter humano de la administración.

A partir de 1930, luego de analizar el resultado de investigaciones experimentales, se inicia una nueva orientación de la administración denominadas Teorías de Relaciones Humanas: esta se interesa por el estudio de las relaciones entre personas que deben trabajar juntas para el logro de objetivos comunes.

Luego surge el enfoque del comportamiento concentrándose en las relaciones humanas y el estudio de la conducta del hombre. En 1950 surge el movimiento Cibernética, el cual estudia la comunicación, el control y la automatización. Todos estos avances y formación de la administración han incidido a que hoy en día existan diferentes maneras de conceptuar a la administración y diferentes formas de hacer administración.

EL PROCESO: OBJETIVOS PARA MEJORAR

La mejora de procesos significa que todos los integrantes de la organización deben esforzarse en hacer las cosas bien siempre. Para conseguirlo, una empresa requiere responsables delos procesos, documentación, requisitos definidos del proveedor, requisitos y necesidades del clientes internos bien definidos, requisitos, expectativas y establecimiento del grado de satisfacción de los clientes externos, indicadores, criterios de medición y herramientas de mejora estadística.

Para establecer una metodología clara para la comprensión de la secuencia de actividades o pasos que debemos de aplicar para la Mejora Continua de los procesos, primero, el responsable del área debe saber que mejorar. Esta información se basa en el cumplimiento o incumplimiento de los objetivos locales de la organización. Por lo, si quisiéramos establecer una secuencia de pasos para la Mejora, estos serían:

1. Definir el problema o la desviación detectada sobre los indicadores y objetivos.

2.  Establecer los mecanismos de medición más adecuados de acuerdo a la naturaleza del problema.

3. Identificar las causas que originan el problema, determinando cual es la más relevante, estableciendo posibles soluciones y tomar la opción más adecuada, por medio del Análisis de los datos obtenidos.

4.  Establecer los planes de acción, e implementar la mejora.

5. Controlar la mejora del proceso, efectuando los ajustes necesarios, por medio de un monitoreo constante.

CAMBIOS DE PARADIGMAS

El término paradigma se refiere a: ejemplo o modelo y en el campo de la psicología se refiere a aceptaciones de ideas, pensamientos que generalmente son incorporadas durante nuestra primera etapa de vida y que se aceptan como verdaderas o falsas sin ponerlas a prueba de un nuevo estudio.

Según lo anterior podemos decir que el paradigma es un concepto que permite concebir o interpretar diferentes conceptos, esquemas y tipos de comportamiento que influyen en el desarrollo de nuestra sociedad y en sus diferentes ámbitos ya sea económico, cultural, intelectual, tecnológico, religioso, etc.

TÉCNICAS PARA SIMPLIFICAR EL TRABAJO

A nivel empresarial el concepto de la Simplificación del Trabajo, no es más que la labor que se realiza constantemente a través de la utilización de planes organizados, que sirven para la aplicación de mejores técnicas que faciliten la ejecución de las tareas.

La Simplificación del trabajo a pesar de ser una labor eminentemente de lógica y sentido común, también debe ser apoyada por técnicas administrativas que puedan ayudar a la comprensión y faciliten su aplicación.

Para lograr una aplicación más efectiva se han desarrollado muchas técnicas que facilitan la labor de análisis y estudios que se realizan para lograr la simplificación del trabajo, se aplican secuencialmente y a criterio del investigador, las cuales pueden ayudar a comprender o cuestionar cada uno de los aspectos evaluados, siendo las más conocidas y aceptadas las siguientes.

Se puede decir que para la simplificación de el trabajo se realiza lo siguiente:

1.  Reducir al mínimo el esfuerzo requerido para llevar a cabo una determinada tarea, ya sea mental o física.

2.  Mejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas las áreas que la integran.
3. Mejor aprovechamiento del recurso humano, al reducir desplazamientos y tiempos innecesarios.
4.   Renovación del interés del empleado por su trabajo, resultado de una comprensión más clara del objetivo de su tarea y de su relación con otros trabajos dentro de la oficina.
5.   Satisfacción del personal con su trabajo y mayor disposición del mismo al encomendarle una labor o tarea.

  

                   

ACTIVIDAD N° 4. NORMALIZACIÓN.

Propósito: conocer los requerimientos para la aplicación  de las Normas ISO identificando sus características y sus diferencias. Ajustar los procesos a las especificaciones de las Normas para obtener la Certificación. Conocer los diferentes tipos de manuales y formularios. Diseño y modificación de manuales y formularios.

1.- Normalización: Normas ISO.

2.- Formularios: definición, objetivos. Diseño de formularios, consideraciones para su elaboración, control de Formularios.
3.- Manuales Administrativos: Ventajas y desventajas. Clasificación, tipos. Procedimiento general para elaborar manuales administrativos.

¿Qué es la Normalización?

Se entiende el proceso de formulación, elaboración, la aplicación y mejoramiento de las normas existentes que se aplican a las diversas actividades económicas, industriales o científicas, con el objeto de ordenarlas y mejorarlas. Los propósitos principales de la normalización son la simplificación, la unificación y la especificación.

NORMAS ISO


Es la entidad internacional encargada de favorecer normas de fabricación, comercio y comunicación en todo el mundo.

El instrumento fundamental para lleva a cabo estas políticas, es la creación de una nueva estructura organizativa a nivel internacional, cuyo fin principal es la adopción de la cultura empresarial dedicada al cumplimiento de la normalización y su finalidad es la de homogenizar la producción, para hacer de los estándares de calidad una filosofía en todas las organizaciones productivas.

FORMULARIOS

Es un documento, ya sea físico o digital , diseñado con el propósito de que el usuario introduzca datos estructurados (nombre, apellidos, dirección, etc);  en informática, un formulario consta de un conjunto de campos de datos solicitados por un determinado programa, los cuales se almacenarán para su procesamiento y posterior uso.

OBJETIVOS DE LOS FORMULARIOS

• Suministrar la información necesaria que requiera en situaciones similares y en una secuencia lógica.

• Registrar en forma sistemática todas las operaciones que se generan dentro de la organización.

• Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad o empleo.

• Facilita el uso de la información dentro del proceso.

• Permite la utilización de métodos de trabajo para mejorar y controlar las operaciones.

DISEÑO DE FORMULARIOS

Shneiderman proporciona la siguiente lista de directrices de diseño:

1. Dar un título al formulario que exprese claramente su función.
2. Las instrucciones han de ser breves y comprensibles.
3. Hacer grupos lógicos de campos y separarlos con blancos.
4. Aspecto ordenado alineando los campos y las etiquetas.
5. Las etiquetas de los campos deben usar terminología familiar.
6. Ser consistente en el uso de los términos, es decir, usar siempre las mimas palabras para los mismos conceptos.
7. El tamaño visible del campo debe corresponderse con la longitud del contenido que ha de introducir el usuario.
8. Permitir el movimiento del cursor por medio del teclado y no solo con el mouse.
9. Permitir que el usuario pueda corregir con libertad los caracteres que ha introducido en los campos.
10. En donde sea posible, impedir que el usuario introduzca valores incorrectos. Por ejemplo, impedir que introduzca caracteres alfabéticos en campos que solo admiten valores numéricos.
11. Si introduce valores incorrectos, indicar en un mensaje cuales son los correctos.
12. Avisar cuanto antes al usuario si ha introducido valores incorrectos. Si es posible, no esperar a que haya rellenado el formulario totalmente.
13. Si es posible, colocar explicaciones o la lista de los valores válidos al lado de los campos.
14. Dejar clara la acción que debe hacer el usuario al terminar de rellenar el formulario.

Ejemplo:

CONSIDERACIONES PARA SU ELABORACIÓN

Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.

Requisitos básicos:

Antes de llevar a cabo la elaboración del formulario se debe crear una actitud mental favorable en aquellas personas que van a hacer uso de dicho formulario, y sobre todo debe presentar el método más sencillo y cómodo para el ingreso de los datos, y al mismo tiempo facilitar el uso de la información una vez que ha sido registrada en la respectiva forma.

CONTROL DE FORMULARIOS

La función básica del control de formulario es mejorar procedimientos y métodos de trabajo por medio de mayor simplicidad en el diseño del formulario, mayor facilidad en la anotación y uso de la fecha, adhesión estricta a normas reconocidamente útiles. Los objetivos de un programa de control de los formularios pueden ser: eliminación de los formularios innecesarios, perfeccionamiento en el diseño de los formularios, economía en la producción, distribución y uso de los formularios, análisis de los formularios en relación a los procedimientos y métodos.

Para establecer un sistema adecuado de control de los formularios es necesario designar una unidad central o disponer de una persona de alta categoría que ejercite esta función. Esta unidad estará a cargo de aprobar formularios que vayan a reimprimirse o que se vaya a realizar cambios, además de considerar una revisión periódica de los formularios almacenados.

Sin control de los formularios puede no tener fin la confección y multiplicidad de éstos y la adhesión a sistemazas de formularios que son anticuados. El ejecutivo encargado del control de los formularios debería también tener a su cargo el diseño de los mismos. Así, bajo una sola jefatura, podrán estar combinadas todas las funciones técnicas concernientes a los formularios y las diferentes ramas de la empresa podrán considerar esta unidad como la especialista de diseño y control y buscar su asistencia y consejos en esta materia.

¿Qué son los Manuales Administrativos?

Son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Ejemplo:

Ejemplo de un Manual de Procedimientos:

http://www.diconsa.gob.mx/normateca/Norma-Interna/NormatecaInterna/Hist%C3%B3rico/Manual%20de%20Normas,%20Pol%C3%ADticas%20y%20Procedimientos%20de%20Transporte%20de%20Diconsa.pdf

VENTAJAS

• Logra y mantiene un sólido plan de organización.

• Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

• Facilita el estudio de los problemas de organización.

• Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.

• Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.

• Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.

• Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.

DESVENTAJAS

• Se dice que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

• Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.

• Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

CLASIFICACIÓN

1. Por su contenido: dentro de este tipo tenemos lo siguiente:

• Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual.

• Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

• Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.

• Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.

• Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. 

2.  Por su función específica: esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:

• Manual de producción: consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución.
• Manual de compras: el proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades.
• Manual de ventas: consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.).
• Manual de finanzas: consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.
• Manual de contabilidad: trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad.
• Manual de crédito y cobranzas: se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad.
• Manual de personal: abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal.
• Manual técnico: trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función.
•  Manual de adiestramiento o instructivo: estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos. 

TIPOS

1.- Manual de organización: es un documento normativo que contiene, de forma ordenada y sistemática, información sobre el marco jurídico-administrativo, atribuciones, antecedentes históricos, misión, visión, objetivos, organización y funciones de una dependencia o entidad. Los Manuales de Organización por el alcance de su información se pueden clasificar en:

. Manual General de Organización: refleja la estructura orgánica de la organización en su totalidad.

. Manual Específico de Organización: comprende las funciones y responsabilidades de una unidad administrativa en especial, de acuerdo a la división administrativa que se posea en la Organización.

2.- Manual de políticas: contiene escritas en él las políticas establecidas por una institución, en este documento se indican la forma de proceder y los límites dentro de los cuales deben enmarcarse las actividades tendientes a alcanzar los resultados Institucionales.Los Manuales de Políticas por el alcance de su información se clasifican en:

. Manuales Generales de Políticas: abarcan a toda la Institución, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones generales, las cuales las establece cada unidad administrativa a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional.

 . Manuales específicos de Políticas: se ocupan de una función operacional o una unidad administrativa en particular.

3.- Manual de procedimientos y normas: es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades de una institución o unidad organizativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecución eficiente de las mismas, generalmente señalan quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas actividades. 

4.- Manual para especialistas: contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.

5.- Manual del empleado: contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, entre otros.

 6.- Manual de propósitos múltiples: reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN

1.- Planificación del Trabajo: en esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los manuales, este puede ser conformado por un representante de cada una de las unidades administrativas de la institución o por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca. 

2.- Búsqueda de la Información.: una vez obtenida la planificación del trabajo, se comienza a recabar la información necesaria para la elaboración de los manuales, según las herramientas metodológicas establecidas previamente y las técnicas investigativas seleccionadas. 

3.- Análisis de la Información: esta deberá ser organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo del manual.

4.- Elaboración del Manual: se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el manual administrativo (redacción del documento, diagramas, formato con redacción comprensible).

5.- Validación del Manual: una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar si la información presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institución.

6.- Autorización del Manual: cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. 

7.- Difusión y distribución del Manual: una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito que los funcionarios lo tengan a su disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en la práctica. 

8.- Revisión y Actualización del Manual: los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.

ACTIVIDAD N° 3. NORMAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.

Propósito: Establecer las diferencias entre Normas, Políticas y Procedimientos. Determinar su aplicación en relación a las necesidades organizacionales. 

1.- Normas: Concepto, Tipos y Clasificación.
2.- Procedimientos: características, clasificación y descripción.
3.- Diagramación de los procedimientos.
4.- Diseño de políticas.

NORMAS

Son las reglas que deben seguir las personas para una mejor convivencia, a las que se deben ajustar las conductas, tareas y actividades del ser humano. El sistema de normas, reglas o deberes que regula las acciones de los individuos entre sí, es lo que llamamos moral. 

TIPOS DE NORMAS

Normas sociales: han surgido espontáneamente de la práctica repetida en el tiempo de ciertas conductas, basadas en el respeto mutuo, que han creado conciencia de obligatoriedad.

Normas morales: son impuestas por la conciencia de cada uno, basadas seguramente en la moral colectiva, que coincide en una serie de valores éticos, considerados como positivos para la convivencia y respeto de la dignidad humana. Para ser respetadas deben estar de acuerdo con la conciencia individual de quien debe cumplirlas, que recibe esta imposición desde su propia conciencia. 

Normas religiosas: son prescriptas por la comunidad religiosa a la que cada persona pertenece, y la sanción en caso de incumplimiento, es divina. 

Normas jurídicas: son aquellas que conforman el ordenamiento legal de un estado, dictadas por órganos específicos del mismo, y aplicadas también por instituciones, integradas generalmente por jueces. En el caso de estas normas, que deben necesariamente estar escritas, si el individuo no las cumple, tienen prevista una sanción o castigo.

CLASIFICACIÓN DE LAS NORMAS
a. Normas Creadas: sirven para orientar el criterio de los subordinados y deben poseer un alto grado de permanencia teniendo en cuenta la estabilidad, la cual es esencial para que se pueda tener éxito en su objetivo.

b. Normas impuestas: Son aquellas que por exigencias externas, son impuestas a la empresa, por ejemplo leyes, decretos, sindicatos, etc. Y obliga a la dirección a incluirlas entre las normas de la empresa para que estén de acuerdo a las legislaciones.

c. Normas Solicitadas: tienen la finalidad de enfrentarse un problema excepcional o problema determinado y debe haber tantas normas como sean necesarias para abarcar las condiciones que puedan preverse, pero no tan excesivas que produzcan confusión y no tenga sentido.

PROCEDIMIENTOS

Un procedimiento es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias.

Tiene las siguientes características:

.No tienen aplicación general, depende de la situación.

.Son  de gran ayuda en los trabajos repetidos, ya que facilita la aplicación continua y sistemática.

.Son flexibles y elásticos, se adaptan a las exigencias.

.Se puede decir que es un sistema, ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema.

.Se refiere específicamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo.

CLASIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

         

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

1.- La secuencia de tareas está alineada a la estructura de la organización.

2.- Identificación: deben incorporar la siguiente información;
. Logotipo de la organización y su nombre oficial.
. Denominación y extensión.
. Lugar y fecha de elaboración.

3. Indice o contenido: relación de los capítulos y paginas correspondientes que forman parte del documento.

4.- Prólogo o introducción.

5.- Objetivos de los procedimientos.

6.- Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientos.

7.- Responsables: unidades administrativas o puestos que intervienen en la elaboración.

DIAGRAMACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

TERMINAL:(Círculo Elongado). Se utiliza para indicar el principio y fin de un proceso. Normalmente la palabra inicio o fin es la que se usa en el símbolo.

                             

DECISIÓN:(Rombo). Permite alterar la secuencia de un proceso de acuerdo a una pregunta que se escribe dentro del rombo. El flujo toma uno de dos caminos, si la respuesta es afirmativa o negativa. La continuación natural del flujo debe corresponder a la respuesta afirmativa y para ello hay que elaborar la pregunta de la manera que convenga.
                                                      

ACTIVIDADES:(Rectángulo).Se utiliza para  describir  las actividades que componen el proceso. Hay que iniciar la descripción de las actividades, siempre con un verbo activo y hacer un esfuerzo por resumir con claridad,  para  aprovechar  el poco  espacio disponible. Esta descripción es un paso crítico en la diagramación y análisis de un proceso.
                     

DIRECCIÓN DE FLUJO:(Flecha). Se utiliza para conectar dos símbolos secuenciales e indicar la dirección del flujo del proceso.

                                                          

CONECTOR:(Círculo Pequeño con Flecha). Se escribe una letra en su interior y sirve para conectar dos símbolos que están en secuencia y en la misma hoja del diagrama, paro unirlos implica cruzar líneas o deteriorar la estética. Siempre son parejas y en ambos debe aparecer la misma letra.

                           

MOVIMIENTO:(Flecha Ancha). En su interior se describe una actividad que corresponda al movimiento físico de cosas, de un lugar a otro.  Movimiento entre oficinas, correo, transporte de cualquier tipo, etc.

TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA:(Flecha Ancha con una E). En su interior se describe una actividad que corresponda al movimiento electrónico de información o formatos. Cubre Fax, Teléfono y Redes.

INSPECCIÓN:(Círculo Grande). Se utiliza para indicar que el proceso se detiene para realizar una evaluación. Puede representar un punto donde se requiere una firma de autorización.

DOCUMENTACIÓN:(Rectángulo con Fondo Curvo). Se utiliza para indicar que la salida de una actividad es información en papel. Puede tratarse de un informe, una carta o un listado de computadora.

RETARDO:(Rectángulo Redondeado). Se utiliza para indicar que el proceso se detiene en espera de autorización o por cuestiones de logística o de trámite.

ALMACENAJE:(Triángulo Invertido). Representa la actividad deliberada de almacenaje, en la cual la salida del almacén requiere una orden específica.

ANOTACIÓN:(Rectángulo abierto). El extremo de la línea punteada se coloca sobre alguna parte importante del diagrama y dentro del rectángulo, se escribe alguna aclaración, advertencia, instrucción especial o cualquier comentario que se considere necesario, acerca de esa parte del diagrama. El rectángulo se debe colocar separado del proceso, de manera que no complique el dibujo.

SALTO DE PÁGINA: (Pentágono Invertido). Se utiliza para conectar dos símbolos que están en secuencia, pero en diferente página. Siempre deben ser parejas y llevan la misma letra en su interior.

DISEÑO DE POLÍTICAS

Se debe poner mucha atención en todas y cada una de sus etapas de integración, delineando un proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecución del trabajo.

RESPONSABLES.

Para iniciar los trabajos que conducen a la integración de un manual, es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conducción de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo técnico, al que se le debe encomendar la conducción del proyecto en sus fases de diseño, implantación y actualización. De esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentación de la información.

Por lo que respecta a las características del equipo técnico, es conveniente que sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la organización en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal. Para este tipo de trabajo, una organización puede nombrar a la persona que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo. 

DE LIMITACIÓN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO.

Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organización tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en él. Para ello es necesario que se realice un estudio preliminar. Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar.