ACTIVIDAD N° 1. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS.

Propósito: identificar las estructuras organizacionales, estableciendo  las diferencias entre cada una de ellas, e identificar las características de cada tipo de estructura.

Técnica de Ensayo:

1. Origen y antecedentes.

2. Definición.

3. Naturaleza de las funciones de la Unidad de Organización y Sistemas.

4. Características de los Análisis de Organización y Sistemas.

5. Perfil del Analista de Organización y Sistemas.

6. Tipos.

7. Clasificación.

La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente, circunstancias que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una refiere a su origen y formación y otra concerniente a su consolidación. Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, fecha en la cual se da inicio a la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y sistemas en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión manifiesta ya que se confundió la función de Organización y sistemas con las funciones de contabilidad, auditoria y con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos. La segunda fase es a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

Las unidades de organización y sistemas se legalizan en 1971 a través de varios acuerdos. En realidad, todas las denominaciones asociadas a organización y sistemas, persiguen el mismo objetivo, lograr obtener mayor productividad y para lograrlo, emplean métodos reglamentados y fundamentados en las enseñanzas cartesianas de (Descartes) cuyo principio fundamental estuvo basado en no considerar nada como verdadero (“la duda sistemática”) a menos que no sea reconocido como tal en toda evidencia. A esto, se tiene la definición de la Organización y Sistemas,se puede decir que es como"Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados". Y por extensión, se llama unidad, equipo o servicio de Organización y Sistemas al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio. La creación de una estructura, la cual determine las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social. Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales, así pues, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados. La Organización y Sistemas, cumplen con las características de tener tiempo para estudiar los problemas, buscar las soluciones sin ninguna presión, son independientes para las apreciaciones objetivas y tienen suficiente adiestramiento en técnicas especializadas. Para ser analista de organización y sistemas es necesario cumplir con lo siguiente: tener un título en técnico superior o universitario, tener un mínimo de 3 años de experiencia, capacidad de análisis y síntesis, saber establecer relaciones interpersonales, capacidad para trabajar en equipo, tener conocimientos de Microsoft, ser una persona organizada, proactiva, con vocación de servicio y tener una excelente ortografía y redacción y por último pero no menos importante, tener conocimientos en Administración de riesgos. Dicha Organización y Sistemas se divide en varios tipos: Organización Lineal es la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando, Organización Funcional permite dividir el trabajo para que sea más facil de ejecutar las funciones y la Organización Staff es la que proporciona informaciones expertas y de asesorías. Así mismo, se puede clasificar como: Sistemas de Procesamientos de Transacciones, estos ayudan a procesar grandes cantidades de datos, relaciones con las transacciones de negocios. Sistemas de Automatización de la Oficina, ésta apoya a los trabajadores de datos, quienes por lo general no generan conocimientos nuevos, sino mas bien analizan la información con el propósito de transformar los datos para distribuirlos con el resto de la organización. Los Sistemas de Procesamiento de Datos procesan grandes volúmenes de información generadas en las funciones administrativas, como el control de inventario. Los Sistemas para la Administración se basan en los datos obtenidos, requieren la ayuda del ser humano, de el sofware y el hardware. EL Sistema de apoyo de toma de decisiones se enfatizan las decisiones gracias a la información obtenida y para finalizar están los Sistemas expertos en inteligencia artifical, permiten desarrollar máquinas que cuenten con un desempeño inteligente, ésta se divide en la comprensión del lenguaje natural y la habilidad para interiorizar los problemas hasta tener una conclusión lógica.