ACTIVIDAD N° 3. NORMAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.

Propósito: Establecer las diferencias entre Normas, Políticas y Procedimientos. Determinar su aplicación en relación a las necesidades organizacionales. 

1.- Normas: Concepto, Tipos y Clasificación.
2.- Procedimientos: características, clasificación y descripción.
3.- Diagramación de los procedimientos.
4.- Diseño de políticas.

NORMAS

Son las reglas que deben seguir las personas para una mejor convivencia, a las que se deben ajustar las conductas, tareas y actividades del ser humano. El sistema de normas, reglas o deberes que regula las acciones de los individuos entre sí, es lo que llamamos moral. 

TIPOS DE NORMAS

Normas sociales: han surgido espontáneamente de la práctica repetida en el tiempo de ciertas conductas, basadas en el respeto mutuo, que han creado conciencia de obligatoriedad.

Normas morales: son impuestas por la conciencia de cada uno, basadas seguramente en la moral colectiva, que coincide en una serie de valores éticos, considerados como positivos para la convivencia y respeto de la dignidad humana. Para ser respetadas deben estar de acuerdo con la conciencia individual de quien debe cumplirlas, que recibe esta imposición desde su propia conciencia. 

Normas religiosas: son prescriptas por la comunidad religiosa a la que cada persona pertenece, y la sanción en caso de incumplimiento, es divina. 

Normas jurídicas: son aquellas que conforman el ordenamiento legal de un estado, dictadas por órganos específicos del mismo, y aplicadas también por instituciones, integradas generalmente por jueces. En el caso de estas normas, que deben necesariamente estar escritas, si el individuo no las cumple, tienen prevista una sanción o castigo.

CLASIFICACIÓN DE LAS NORMAS
a. Normas Creadas: sirven para orientar el criterio de los subordinados y deben poseer un alto grado de permanencia teniendo en cuenta la estabilidad, la cual es esencial para que se pueda tener éxito en su objetivo.

b. Normas impuestas: Son aquellas que por exigencias externas, son impuestas a la empresa, por ejemplo leyes, decretos, sindicatos, etc. Y obliga a la dirección a incluirlas entre las normas de la empresa para que estén de acuerdo a las legislaciones.

c. Normas Solicitadas: tienen la finalidad de enfrentarse un problema excepcional o problema determinado y debe haber tantas normas como sean necesarias para abarcar las condiciones que puedan preverse, pero no tan excesivas que produzcan confusión y no tenga sentido.

PROCEDIMIENTOS

Un procedimiento es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias.

Tiene las siguientes características:

.No tienen aplicación general, depende de la situación.

.Son  de gran ayuda en los trabajos repetidos, ya que facilita la aplicación continua y sistemática.

.Son flexibles y elásticos, se adaptan a las exigencias.

.Se puede decir que es un sistema, ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema.

.Se refiere específicamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo.

CLASIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

         

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

1.- La secuencia de tareas está alineada a la estructura de la organización.

2.- Identificación: deben incorporar la siguiente información;
. Logotipo de la organización y su nombre oficial.
. Denominación y extensión.
. Lugar y fecha de elaboración.

3. Indice o contenido: relación de los capítulos y paginas correspondientes que forman parte del documento.

4.- Prólogo o introducción.

5.- Objetivos de los procedimientos.

6.- Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientos.

7.- Responsables: unidades administrativas o puestos que intervienen en la elaboración.

DIAGRAMACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

TERMINAL:(Círculo Elongado). Se utiliza para indicar el principio y fin de un proceso. Normalmente la palabra inicio o fin es la que se usa en el símbolo.

                             

DECISIÓN:(Rombo). Permite alterar la secuencia de un proceso de acuerdo a una pregunta que se escribe dentro del rombo. El flujo toma uno de dos caminos, si la respuesta es afirmativa o negativa. La continuación natural del flujo debe corresponder a la respuesta afirmativa y para ello hay que elaborar la pregunta de la manera que convenga.
                                                      

ACTIVIDADES:(Rectángulo).Se utiliza para  describir  las actividades que componen el proceso. Hay que iniciar la descripción de las actividades, siempre con un verbo activo y hacer un esfuerzo por resumir con claridad,  para  aprovechar  el poco  espacio disponible. Esta descripción es un paso crítico en la diagramación y análisis de un proceso.
                     

DIRECCIÓN DE FLUJO:(Flecha). Se utiliza para conectar dos símbolos secuenciales e indicar la dirección del flujo del proceso.

                                                          

CONECTOR:(Círculo Pequeño con Flecha). Se escribe una letra en su interior y sirve para conectar dos símbolos que están en secuencia y en la misma hoja del diagrama, paro unirlos implica cruzar líneas o deteriorar la estética. Siempre son parejas y en ambos debe aparecer la misma letra.

                           

MOVIMIENTO:(Flecha Ancha). En su interior se describe una actividad que corresponda al movimiento físico de cosas, de un lugar a otro.  Movimiento entre oficinas, correo, transporte de cualquier tipo, etc.

TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA:(Flecha Ancha con una E). En su interior se describe una actividad que corresponda al movimiento electrónico de información o formatos. Cubre Fax, Teléfono y Redes.

INSPECCIÓN:(Círculo Grande). Se utiliza para indicar que el proceso se detiene para realizar una evaluación. Puede representar un punto donde se requiere una firma de autorización.

DOCUMENTACIÓN:(Rectángulo con Fondo Curvo). Se utiliza para indicar que la salida de una actividad es información en papel. Puede tratarse de un informe, una carta o un listado de computadora.

RETARDO:(Rectángulo Redondeado). Se utiliza para indicar que el proceso se detiene en espera de autorización o por cuestiones de logística o de trámite.

ALMACENAJE:(Triángulo Invertido). Representa la actividad deliberada de almacenaje, en la cual la salida del almacén requiere una orden específica.

ANOTACIÓN:(Rectángulo abierto). El extremo de la línea punteada se coloca sobre alguna parte importante del diagrama y dentro del rectángulo, se escribe alguna aclaración, advertencia, instrucción especial o cualquier comentario que se considere necesario, acerca de esa parte del diagrama. El rectángulo se debe colocar separado del proceso, de manera que no complique el dibujo.

SALTO DE PÁGINA: (Pentágono Invertido). Se utiliza para conectar dos símbolos que están en secuencia, pero en diferente página. Siempre deben ser parejas y llevan la misma letra en su interior.

DISEÑO DE POLÍTICAS

Se debe poner mucha atención en todas y cada una de sus etapas de integración, delineando un proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecución del trabajo.

RESPONSABLES.

Para iniciar los trabajos que conducen a la integración de un manual, es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conducción de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo técnico, al que se le debe encomendar la conducción del proyecto en sus fases de diseño, implantación y actualización. De esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentación de la información.

Por lo que respecta a las características del equipo técnico, es conveniente que sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la organización en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal. Para este tipo de trabajo, una organización puede nombrar a la persona que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo. 

DE LIMITACIÓN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO.

Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organización tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en él. Para ello es necesario que se realice un estudio preliminar. Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar.