ACTIVIDAD N° 4. NORMALIZACIÓN.

Propósito: conocer los requerimientos para la aplicación  de las Normas ISO identificando sus características y sus diferencias. Ajustar los procesos a las especificaciones de las Normas para obtener la Certificación. Conocer los diferentes tipos de manuales y formularios. Diseño y modificación de manuales y formularios.

1.- Normalización: Normas ISO.

2.- Formularios: definición, objetivos. Diseño de formularios, consideraciones para su elaboración, control de Formularios.
3.- Manuales Administrativos: Ventajas y desventajas. Clasificación, tipos. Procedimiento general para elaborar manuales administrativos.

¿Qué es la Normalización?

Se entiende el proceso de formulación, elaboración, la aplicación y mejoramiento de las normas existentes que se aplican a las diversas actividades económicas, industriales o científicas, con el objeto de ordenarlas y mejorarlas. Los propósitos principales de la normalización son la simplificación, la unificación y la especificación.

NORMAS ISO


Es la entidad internacional encargada de favorecer normas de fabricación, comercio y comunicación en todo el mundo.

El instrumento fundamental para lleva a cabo estas políticas, es la creación de una nueva estructura organizativa a nivel internacional, cuyo fin principal es la adopción de la cultura empresarial dedicada al cumplimiento de la normalización y su finalidad es la de homogenizar la producción, para hacer de los estándares de calidad una filosofía en todas las organizaciones productivas.

FORMULARIOS

Es un documento, ya sea físico o digital , diseñado con el propósito de que el usuario introduzca datos estructurados (nombre, apellidos, dirección, etc);  en informática, un formulario consta de un conjunto de campos de datos solicitados por un determinado programa, los cuales se almacenarán para su procesamiento y posterior uso.

OBJETIVOS DE LOS FORMULARIOS

• Suministrar la información necesaria que requiera en situaciones similares y en una secuencia lógica.

• Registrar en forma sistemática todas las operaciones que se generan dentro de la organización.

• Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad o empleo.

• Facilita el uso de la información dentro del proceso.

• Permite la utilización de métodos de trabajo para mejorar y controlar las operaciones.

DISEÑO DE FORMULARIOS

Shneiderman proporciona la siguiente lista de directrices de diseño:

1. Dar un título al formulario que exprese claramente su función.
2. Las instrucciones han de ser breves y comprensibles.
3. Hacer grupos lógicos de campos y separarlos con blancos.
4. Aspecto ordenado alineando los campos y las etiquetas.
5. Las etiquetas de los campos deben usar terminología familiar.
6. Ser consistente en el uso de los términos, es decir, usar siempre las mimas palabras para los mismos conceptos.
7. El tamaño visible del campo debe corresponderse con la longitud del contenido que ha de introducir el usuario.
8. Permitir el movimiento del cursor por medio del teclado y no solo con el mouse.
9. Permitir que el usuario pueda corregir con libertad los caracteres que ha introducido en los campos.
10. En donde sea posible, impedir que el usuario introduzca valores incorrectos. Por ejemplo, impedir que introduzca caracteres alfabéticos en campos que solo admiten valores numéricos.
11. Si introduce valores incorrectos, indicar en un mensaje cuales son los correctos.
12. Avisar cuanto antes al usuario si ha introducido valores incorrectos. Si es posible, no esperar a que haya rellenado el formulario totalmente.
13. Si es posible, colocar explicaciones o la lista de los valores válidos al lado de los campos.
14. Dejar clara la acción que debe hacer el usuario al terminar de rellenar el formulario.

Ejemplo:

CONSIDERACIONES PARA SU ELABORACIÓN

Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.

Requisitos básicos:

Antes de llevar a cabo la elaboración del formulario se debe crear una actitud mental favorable en aquellas personas que van a hacer uso de dicho formulario, y sobre todo debe presentar el método más sencillo y cómodo para el ingreso de los datos, y al mismo tiempo facilitar el uso de la información una vez que ha sido registrada en la respectiva forma.

CONTROL DE FORMULARIOS

La función básica del control de formulario es mejorar procedimientos y métodos de trabajo por medio de mayor simplicidad en el diseño del formulario, mayor facilidad en la anotación y uso de la fecha, adhesión estricta a normas reconocidamente útiles. Los objetivos de un programa de control de los formularios pueden ser: eliminación de los formularios innecesarios, perfeccionamiento en el diseño de los formularios, economía en la producción, distribución y uso de los formularios, análisis de los formularios en relación a los procedimientos y métodos.

Para establecer un sistema adecuado de control de los formularios es necesario designar una unidad central o disponer de una persona de alta categoría que ejercite esta función. Esta unidad estará a cargo de aprobar formularios que vayan a reimprimirse o que se vaya a realizar cambios, además de considerar una revisión periódica de los formularios almacenados.

Sin control de los formularios puede no tener fin la confección y multiplicidad de éstos y la adhesión a sistemazas de formularios que son anticuados. El ejecutivo encargado del control de los formularios debería también tener a su cargo el diseño de los mismos. Así, bajo una sola jefatura, podrán estar combinadas todas las funciones técnicas concernientes a los formularios y las diferentes ramas de la empresa podrán considerar esta unidad como la especialista de diseño y control y buscar su asistencia y consejos en esta materia.

¿Qué son los Manuales Administrativos?

Son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Ejemplo:

Ejemplo de un Manual de Procedimientos:

http://www.diconsa.gob.mx/normateca/Norma-Interna/NormatecaInterna/Hist%C3%B3rico/Manual%20de%20Normas,%20Pol%C3%ADticas%20y%20Procedimientos%20de%20Transporte%20de%20Diconsa.pdf

VENTAJAS

• Logra y mantiene un sólido plan de organización.

• Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

• Facilita el estudio de los problemas de organización.

• Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.

• Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.

• Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.

• Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.

DESVENTAJAS

• Se dice que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

• Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.

• Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

CLASIFICACIÓN

1. Por su contenido: dentro de este tipo tenemos lo siguiente:

• Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual.

• Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

• Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.

• Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.

• Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. 

2.  Por su función específica: esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:

• Manual de producción: consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución.
• Manual de compras: el proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades.
• Manual de ventas: consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.).
• Manual de finanzas: consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.
• Manual de contabilidad: trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad.
• Manual de crédito y cobranzas: se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad.
• Manual de personal: abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal.
• Manual técnico: trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función.
•  Manual de adiestramiento o instructivo: estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos. 

TIPOS

1.- Manual de organización: es un documento normativo que contiene, de forma ordenada y sistemática, información sobre el marco jurídico-administrativo, atribuciones, antecedentes históricos, misión, visión, objetivos, organización y funciones de una dependencia o entidad. Los Manuales de Organización por el alcance de su información se pueden clasificar en:

. Manual General de Organización: refleja la estructura orgánica de la organización en su totalidad.

. Manual Específico de Organización: comprende las funciones y responsabilidades de una unidad administrativa en especial, de acuerdo a la división administrativa que se posea en la Organización.

2.- Manual de políticas: contiene escritas en él las políticas establecidas por una institución, en este documento se indican la forma de proceder y los límites dentro de los cuales deben enmarcarse las actividades tendientes a alcanzar los resultados Institucionales.Los Manuales de Políticas por el alcance de su información se clasifican en:

. Manuales Generales de Políticas: abarcan a toda la Institución, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones generales, las cuales las establece cada unidad administrativa a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional.

 . Manuales específicos de Políticas: se ocupan de una función operacional o una unidad administrativa en particular.

3.- Manual de procedimientos y normas: es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades de una institución o unidad organizativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecución eficiente de las mismas, generalmente señalan quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas actividades. 

4.- Manual para especialistas: contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.

5.- Manual del empleado: contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, entre otros.

 6.- Manual de propósitos múltiples: reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN

1.- Planificación del Trabajo: en esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los manuales, este puede ser conformado por un representante de cada una de las unidades administrativas de la institución o por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca. 

2.- Búsqueda de la Información.: una vez obtenida la planificación del trabajo, se comienza a recabar la información necesaria para la elaboración de los manuales, según las herramientas metodológicas establecidas previamente y las técnicas investigativas seleccionadas. 

3.- Análisis de la Información: esta deberá ser organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo del manual.

4.- Elaboración del Manual: se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el manual administrativo (redacción del documento, diagramas, formato con redacción comprensible).

5.- Validación del Manual: una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar si la información presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institución.

6.- Autorización del Manual: cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. 

7.- Difusión y distribución del Manual: una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito que los funcionarios lo tengan a su disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en la práctica. 

8.- Revisión y Actualización del Manual: los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.