Propósito: conocer las técnicas para la simplificación del trabajo aplicando Diagramas de Procesos.
1.- Limites en el Proceso de Trabajo.2.- El crecimiento y el control del proceso.3.- El proceso: objetivos para mejorar.4.- Análisis de procesos, cambios de paradigma.5.- Técnicas para simplificar el trabajo.
LÍMITES EN EL PROCESO DE TRABAJO
El proceso de Trabajo es un Elemento básico, debe ser evaluado en cualquier sistema productivo, sobre todo en pequeñas empresas productoras de bienes, en las cuales no se otorga la importancia necesaria a este elemento. Definimos el proceso del Trabajo, como una actividad racional de intercambio de materias entre la naturaleza y el hombre mediante el cual se apropia de los elementos que aquélla le ofrece transformándolos para obtener los medios necesarios de su existencia.
Los esfuerzos de mejora de
procesos deben concentrarse en lo que resulta importante para el cliente, no
importa que el cliente sea la siguiente estación de trabajo o el usuario final
de producto o servicio. Sin este enfoque, una organización podría iniciar la
mejora de procesos sin seleccionar los procesos adecuados, aquellos que
requiera el cliente; todo
proceso debe estudiarse desde el punto de vista del cliente. La verdadera
mejora del proceso se deriva del conocimiento de lo que agrega valor o
significado para el cliente. Al analizar el proceso desde el punto de vista
distinto al del cliente con frecuencia da como resultado una definición
estrecha del proceso. Esta definición limita el esfuerzo de mejorar porque
falla el estudio de la experiencia del cliente.
EL CRECIMIENTO Y EL CONTROL DEL PROCESO
A partir de 1930, luego de analizar el
resultado de investigaciones experimentales, se inicia una nueva orientación de
la administración denominadas Teorías de Relaciones Humanas: esta se interesa
por el estudio de las relaciones entre personas que deben trabajar juntas para
el logro de objetivos comunes.
Luego surge el enfoque del comportamiento
concentrándose en las relaciones humanas y el estudio de la conducta del
hombre. En 1950 surge el movimiento Cibernética, el cual estudia la comunicación,
el control y la automatización. Todos estos avances y formación de la
administración han incidido a que hoy en día existan diferentes maneras de
conceptuar a la administración y diferentes formas de hacer administración.
EL PROCESO: OBJETIVOS PARA MEJORAR
La mejora de procesos significa
que todos los integrantes de la organización deben esforzarse en hacer las
cosas bien siempre. Para conseguirlo, una empresa requiere responsables delos
procesos, documentación, requisitos definidos del proveedor, requisitos y
necesidades del clientes internos bien definidos, requisitos, expectativas y
establecimiento del grado de satisfacción de los clientes externos,
indicadores, criterios de medición y herramientas de mejora estadística.
Para establecer una metodología
clara para la comprensión de la secuencia de actividades o pasos que debemos de
aplicar para la Mejora Continua de los procesos, primero, el responsable del
área debe saber que mejorar. Esta información se basa en el cumplimiento o
incumplimiento de los objetivos locales de la organización. Por lo, si
quisiéramos establecer una secuencia de pasos para la Mejora, estos serían:
1. Definir el problema o la
desviación detectada sobre los indicadores y objetivos.
2. Establecer los mecanismos de medición más
adecuados de acuerdo a la naturaleza del problema.
3. Identificar las causas que originan
el problema, determinando cual es la más relevante, estableciendo posibles
soluciones y tomar la opción más adecuada, por medio del Análisis de los datos
obtenidos.
4. Establecer los planes de
acción, e implementar la mejora.
5. Controlar la mejora del
proceso, efectuando los ajustes necesarios, por medio de un monitoreo
constante.
CAMBIOS DE PARADIGMAS
El término paradigma se refiere
a: ejemplo o modelo y en el campo de la psicología se refiere a
aceptaciones de ideas, pensamientos que generalmente son incorporadas durante
nuestra primera etapa de vida y que se aceptan como verdaderas o falsas sin
ponerlas a prueba de un nuevo estudio.
Según lo anterior podemos decir
que el paradigma es un concepto que permite concebir o interpretar diferentes
conceptos, esquemas y tipos de comportamiento que influyen en el desarrollo de
nuestra sociedad y en sus diferentes ámbitos ya sea económico, cultural,
intelectual, tecnológico, religioso, etc.
TÉCNICAS PARA SIMPLIFICAR EL TRABAJO
A nivel empresarial el concepto
de la Simplificación del Trabajo, no es más que la labor que se realiza
constantemente a través de la utilización de planes organizados, que sirven
para la aplicación de mejores técnicas que faciliten la ejecución de las
tareas.
La Simplificación del trabajo a
pesar de ser una labor eminentemente de lógica y sentido común, también debe
ser apoyada por técnicas administrativas que puedan ayudar a la comprensión y
faciliten su aplicación.
Para lograr una aplicación más
efectiva se han desarrollado muchas técnicas que facilitan la labor de análisis
y estudios que se realizan para lograr la simplificación del trabajo, se
aplican secuencialmente y a criterio del investigador, las cuales pueden ayudar
a comprender o cuestionar cada uno de los aspectos evaluados, siendo las más
conocidas y aceptadas las siguientes.
Se puede decir que para la simplificación de el trabajo se realiza lo siguiente:
1. Reducir al mínimo el esfuerzo
requerido para llevar a cabo una determinada tarea, ya sea mental o física.
2. Mejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas las áreas que la integran.
3. Mejor aprovechamiento del recurso humano, al reducir desplazamientos y tiempos innecesarios.
4. Renovación del interés del empleado por su trabajo, resultado de una comprensión más clara del objetivo de su tarea y de su relación con otros trabajos dentro de la oficina.
5. Satisfacción del personal con su trabajo y mayor disposición del mismo al encomendarle una labor o tarea.
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